Nie będziemy trzymać Cię w niepewności. Odpowiedź na pytanie postawione w tytule brzmi: tak. Jeśli chcesz się dowiedzieć, dlaczego niszczarka do biura jest obowiązkowym elementem wyposażenia Twojej firmy, jak wybrać odpowiedni model i kiedy lepiej zlecić niszczenie dokumentów specjalistom – zapraszamy do dalszej lektury artykułu.
Dlaczego profesjonalna niszczarka do biura jest niezbędna w każdej firmie?
Zgodnie z przepisami RODO na każdym przedsiębiorcy ciąży obowiązek zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych przez firmę. Oznacza to, że wrażliwe informacje nie mogą dostać się w posiadanie osób trzecich. Takie ryzyko zachodzi w przypadku, gdy firmowe akta nie są utylizowane w odpowiedni sposób.
Ponadto umowy czy plany budżetowe zawierają nie tylko dane osobowe, ale również informacje, które mogłyby zostać wykorzystane przez konkurencję. A tego każdy właściciel firmy wolałby uniknąć.
Oczywiście dokumenty można spalić, jednak wiąże się to z licznymi niedogodnościami. Nie w każdej firmie są odpowiednie warunki do rozpalenia ognia. Znacznie prostszym rozwiązaniem jest użycie niszczarki.
Zanim jednak umieścisz w niej plik kartek i wciśniesz „ON”, upewnij się, że minął czas obowiązkowej archiwizacji dla danych dokumentów. Faktury, umowy z pracownikami, księgi rachunkowe – wszystko to ma określony prawnie czas przechowywania. Potrzebujesz pomocy w prowadzeniu archiwum? Zgłoś się do zawodowców: https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
Jaka niszczarka do biura nadaje się do niszczenia poufnych dokumentów?
Na rynku jest szeroki wybór urządzeń do utylizacji przedawnionych druków. Jaka niszczarka do dokumentów najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie?
Najważniejszym parametrem, na który należy zwrócić uwagę, jest klasa niszczenia oznaczona literą P oraz cyfrą od 1 do 7. Im wyższa cyfra, tym drobniejsze ścinki uzyskasz. Do utylizacji umów czy faktur zawierających wrażliwe informacje odpowiedni będzie model z klasą P-4 lub wyżej.
Niektóre niszczarki są przystosowane do utylizacji płyt CD lub DVD. Jeśli przechowujesz dane na takich nośnikach, zwróć na to uwagę podczas wyboru. Liczy się również głośność pracy. W końcu nikt nie lubi hałasu podczas wykonywania ważnych zadań. Ciche modele generują odgłosy nieprzekraczające 55 dB.
Kiedy utylizować druki samodzielnie, a kiedy zlecić niszczenie dokumentów specjalistom?
Własnoręczne pozbywanie się niepotrzebnych papierów przy pomocy niszczarki sprawdza się wówczas, gdy mamy niewiele plików do utylizacji. Jeśli jednak w archiwum zalegają całe stosy zdezaktualizowanych akt, warto zgłosić się po wsparcie: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/. Zaoszczędzisz w ten sposób czas, a ponadto zyskasz pewność, że nie doszło do wycieku poufnych informacji. Dopełnienie procedur bezpieczeństwa potwierdzi stosowny certyfikat.
Profesjonalna niszczarka powinna się znaleźć w każdym biurze. Mimo to w niektórych sytuacjach warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy oferującej niszczenie dokumentów. Wrocław, Szczecin czy Nowy Sącz – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba Twojego przedsiębiorstwa, możesz liczyć na wsparcie specjalistów.
