Biała lista to wykaz kont podatników VAT. Ma ona na celu ułatwienie przeprowadzenia weryfikacji kontrahentów i dokonywanie bezpiecznych transakcji. W wykazie tym znajdują się przede wszystkim numery firmowych kont podatników. Są to bankowe rachunki rozliczeniowe, a także imienne rachunki w SKOK, których podatnik jest członkiem. Otwarte zostały one w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Muszą być podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu STIR. Biała lista podatników VAT nie zawiera rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych, czyli ROR. Ponadto wykaz nie obejmuje rachunków wirtualnych.
Konta, które są umieszczone na białej liście muszą wcześniej zostać zgłoszone przez podatników. Wymagane do wykazu informacje przedsiębiorcy przekazują w różny sposób. Osoby, które są wpisane w CEIDG podają konta na druku CEIDG-1. W razie potrzeby dołączają załącznik CEIDG-RB. Następnie dane z CEIDG trafiają do urzędu skarbowego podanego przez przedsiębiorcę. Z kolei zaś osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, ale niepodlegające rejestracji w CEIDG numery rachunków przekazują na formularzu NIP-7.Podmioty wpisane w KRS zgłoszenia takiego dokonują na dokumencie oznaczonym NIP-8.
Dla spółek cywilnych oraz innych podmiotów niepodlegających wpisowi do KRS właściwym do wypełnienia jest egzemplarz NIP-2. Zgłoszenia NIP-7, NIP-8, NIP-2 należy przekazać do urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników. Generalnie ustala się go zgodnie z miejscem zamieszkania albo siedziby podatnika.
Biała lista aktualizowana jest przez Szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy, w godzinach zawierających się w przedziale 22:00-00:00.
Od 1 stycznia 2020 roku zapłata za transakcję przekraczającą 15.000 zł na konto spoza tego wykazu związana jest w szczególności z brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów
Warto zatem sprawdzić, czy objęte wykazem rachunki wykorzystywane do firmowych rozliczeń zostały zgłoszone i czy lista jest aktualna.
